Онлайн-ивенты сегодня — это настоящее виртуальное шоу с полным погружением зрителя в созданную атмосферу. Ещё недавно онлайн формат проведения мероприятий казался чем-то новым и необычным. Сейчас он воспринимается как уже привычный инструмент для решения многих задач бизнеса, а организация онлайн-трансляции некоторых событий считается нормой или даже обязательным условием. Кроме того, онлайн-ивенты доказали свою ценность и эффективность, превзойдя по некоторым параметрам даже офлайн-мероприятия. Онлайн-мероприятие на сегодняшний день — это не просто трансляция или общение по видеосвязи. Это полноценное событие с неограниченными возможностями визуального и аудио-контента.

Основные форматы проведения онлайн-мероприятий:

• Трансляция. Подразумевает прямую трансляцию происходящего в студии. Общение происходит с помощью комментариев в общем чате.
• Видео-конференц связь. Участники видео-конференции не только наблюдают за происходящим в студии, но и общаются между собой с помощью модератора, а также могут переходить в отдельные комнаты для общения в группах.

Преимущества проведения ивентов в онлайне

Многие компании уже увидели в онлайн-формате огромный потенциал и перевели часть своих мероприятий исключительно в онлайн. Конечно же, некоторые события требуют офлайн организации, однако, их можно сделать гибридными (офлайн+онлайн), что позволит расширить возможности их проведения и поможет максимально достигнуть поставленных маркетинговых целей.

Какие плюсы в проведении онлайн-событий?

• Неограниченные возможности дизайна вирутального пространства. Офлайн-события требуют тщательного подбора и оформления площадки. При проведении события в онлайне также нужна подготовка, но при этом возможности дизайна виртуальной студии ограничены только фантазией. Возможно создать такую площадку, которая максимально будет соответствовать концепции вашего мероприятия и которая попросту невозможна в реальности.
• Широкая география участников и возможность подключения практически из любой точки мира. Онлайн — настоящая находка для международных компаний, чьи сотрудники находятся на больших расстояниях друг от друга. Такой формат позволяет собрать всех сотрудников вместе, ведь они могут подключиться к событию из любой точки планеты и с любого подходящего устройства. При необходимости на таком мероприятии можно добавить синхронный перевод на несколько языков.
• Масштабность. Большие мероприятия вызывают интерес участников и привлекают к себе внимание общественности. Масштабное офлайн мерпориятие организовать непросто. А в цифровом пространстве нет ограничений по количеству участников. Крупным компаниям теперь нет необходимости проводить несколько корпоративных мерпориятий для своих подразделений — достаточно пригласить всех на онлайн-событие! Многим кажется, что в виртуальном пространстве невозможно увидеть весь масштаб события из-за невозможности увидеть всех участников. Однако, на практике всё иначе: взаимодействие по видео-связи, постоянно обновляющиеся чаты, рейтинги и голосования, за которыми участники события могут следить в режиме реального времени, а также географический охват участников события помогают создать еще больший масштаб, чем это можно было бы сделать в офлайне. Если среди гостей мероприятия есть участники из отдаленных уголков планеты, можно вывести их в эфир и тем самым подчеркнуть широту аудитории и значимость события.
• Возможность трансляции на широкую аудиторию. Офлайн события, такие как презентации и запуски новых продуктов или тематические бизнес-конференции, сегодня могут дополняться онлайн-трансляцией, что позволяет расширить охват участников. Например, при проведении трансляции офлайн-конференции появляются онлайн-слушатели или покупатели видеозаписи докладов. А при проведении онлайн-конференции есть возможность пригласить зарубежных спикеров. Более широкая аудитория даёт большее количество контактов — это важно как для маркетинговых целей компании, так и для нетворкинга между участниками.
• Безопасность. В условиях эпидемии онлайн-формат занял особое место в event-сфере, ведь только он может гарантировать безопасность участников мероприятия.
• Комфорт. Наверняка в вашей компании есть сотрудники, которые любят уединиться небольшой группой на корпоративах или вовсе не посещают мероприятия компании. Многие люди гораздо комфортнее чувствуют себя в привычной им обстановке и им легче общаться или просто присутствовать онлайн, чем офлайн. Таким образом, к онлайн-событию с большой вероятностью могут подключиться и те сотрудники, которые обычно пропускали корпоративные ивенты.
• Экономия времени. Онлайн-события экономят время их участников. Кроме того, такие мероприятия вряд ли будут перенесены или отменены из-за внешних обстоятельств.
• Запись ивента можно посмотреть в другое время. Это особенно важно при проведении конференций или презентаций новых продуктов.

 Какие мероприятия можно провести в онлайне?

• Собрания, совещания
• Конференции и форумы
• Запуски новых продуктов на рынок (лончи)
• Корпоративы
• Тимбилдинги

Организация онлайн-корпоратива

Для успешной организации и проведения корпоративного праздника онлайн необходимо планирование и продюссирование. Поскольку при онлайн-взаимодействии присутствует гораздо больше отвлекающих внешних факторов, чем на офлайн праздниках, то основной упор нужно сделать на проработке захватывающей концепции, подробного сценария и вовлекающего контента. Чтобы гости праздника чувствовали себя частью происходящего на экране, необходимо добавить интерактивную часть, в которой могут быть конкурсы, игры, квизы, челленджи, мастер-классы.

Какие активности можно провести на онлайн-корпоративе или тимбилдинге?

• Музыкальный сейшн
• Конкурс костюмов
• Караоке-вечеринка
• Мастер-классы
• Квизы, интеллектуальные игры
• Онлайн-квесты, игры с аватарами (актёрами, выполняющими в офлайне задания онлайн-игрока)

Для новогоднего корпоратива можно сделать небольшую официальную часть, в которой руководитель компании подведёт основные итоги года, наградит выдающихся сотрудников и поздравит всех коллег с наступающим годом. Для сплоченных компаний можно провести новогодний корпоратив прямо в новогоднюю ночь и встретить Новый год под бой курантов онлайн вместе со своими коллегами.

Чтобы создать праздничное настроение сотрудникам, желательно дополнить онлайн-действо материальным подкреплением — шоу-боксами. Они доставляются сотрудникам перед мероприятием и могут содержать брендированные подарки, наборы для мастер-классов и многое другое.

Что могут представлять из себя шоу-боксы к онлайн-ивенту:

• Кейтеринг. Боксы могут быть наполнены закусками и напитками к праздничному столу.
• Набор для кулинарного мастер-класса. Ингредиенты для приготовления вкусного блюда/коктейля.
• Подарки сотрудникам. Брендированные сувениры, наборы по тематике праздника, подарочные сертификаты.
• Элементы праздничного костюма. Как правило, на онлайн-мероприятиях нет дресс-кода, поэтому заранее отправленные сотрудникам оригинальные элементы костюма помогут создать праздничную атмосферу.
• Элементы декора помещения. Это могут быть гирлянды, ёлочные игрушки, мишура, плакаты, календари.
• Реквизит к активностям. Это может быть набор цветных карандашей, если запланирован конкурс по рисованию портретов коллег, или бенгальские огни для онлайн-дискотеки.